Коммуникацию между сотрудниками и отделами компании обеспечивают служебные сообщения, которые обычно направляются от нижестоящего рабочего к вышестоящему. Когда нижестоящий сотрудник осознал необходимость приобретения специальной одежды, он также должен составить служебную записку. Служебная заметка о приобретении специальной одежды может быть оформлена в произвольной форме, однако при ее составлении необходимо придерживаться определенных правил.
Функции служебной записки
Сообщение – это средство коммуникации внутри организации. Основная цель такого документа – передача информации от одного сотрудника другому. Обычно оно оформляется в случае необходимости. Например, если сотрудник обнаружил нехватку специальной одежды, он составляет сообщение и отправляет его руководству. Этот документ позволяет доказать, что определенная информация была доставлена до начальника. Это особенно важно при защите своих прав в суде.
В соответствии с законом не требуется осуществлять регистрацию служебных записок, однако, в большинстве случаев, это делается. Это необходимо для подтверждения факта подачи документа. В регистрационной книге можно добавить пометку о срочности записки, что значительно повысит вероятность быстрого рассмотрения документа.
Нормативные акты не определяют образец служебной записки, и поэтому особенности составления документа часто определяются местными правовыми актами. Если форма записки не установлена внутренними правилами, то при составлении необходимо придерживаться общепринятых деловых норм.
Можно написать записку вручную или распечатать. Основное требование — наличие подписи, которую нужно поставить от руки. Для записки удобен лист формата А4. Иногда можно использовать фирменный бланк. В записке необходимо указать точное количество спецодежды, которую нужно приобрести. Также следует обосновать необходимость покупки. Если есть официальное подтверждение этой необходимости, рекомендуется приложить соответствующий документ к записке.
Особенности составления записки на покупку спецодежды
С помощью служебной записки будет сообщено руководству о необходимости приобретения специальной одежды. Важно отметить, что документ останется актуальным даже в случае, если работодатель не стремится приобрести специальную одежду. В данной ситуации записка будет служить доказательством того, что руководство было осведомлено о необходимости таких мер. Еще одно достоинство этого документа заключается в том, что в нем можно закрепить законодательство, согласно которому работодатель обязан приобрести специальную одежду.
Образец
Владимира Петровича, поступила информация о возможном нарушении производственного процесса на предприятии.
Специализированная одежда – неизбежное приобретение в нашей жизни.
В соответствии с Приказом Министерства социального развития №290н от 1.06.2009 года, содержащим правила по обеспечению персонала специальной одеждой, а также с Приказом Министерства социального развития №541н от 1.10.2008 года, устанавливающим нормы бесплатной выдачи специальной одежды, исходя из положений внутреннего документа «О закупке специальной одежды» под номером 77-А, прошу организовать приобретение 10 единиц специальной одежды для сотрудников цеха №3.
Директор третьего цеха (подпись) Дмитрий Олегович Громов.
Служебная записка на выдачу спецодежды
Служебная записка на выдачу спецодежды
Служебная записка для получения спецодежды – это официальный документ из внутреннего документооборота организации, который может быть направлен любым сотрудником, желающим получить рабочую униформу, ответственному за имущество компании. В данном материале мы рассмотрим, в каких случаях составляется и подается такая записка, а также процедуру выдачи и списания спецодежды.
Необходимо обратить внимание, что данный файл доступен для загрузки в системе КонсультантПлюс.
Ссылки на загрузку файлов доступны:
Спецодежда
Под специальной одеждой осмысляется всякое трудовое снаряжение, используемое трудящимися для проведения своей трудовой деятельности. Сюда могут быть включены разные защитные костюмы, шлемы, халаты, комбинезоны. Как правило, компания применяет спецодежду в тех случаях, когда работа сотрудника может привести к повреждению или загрязнению его личных вещей. Это в основном различные заводы, производственные цеха и так далее.
Организация приобретает или производит специальную одежду для всех сотрудников заранее, с достаточным запасом. На складе всегда должно быть несколько комплектов, так как любая одежда подвержена износу, загрязнению и разрывам. Хороший работодатель самостоятельно занимается стиркой спецодежды сотрудников, обращаясь за этим в химчистку. Таким образом, через определенный промежуток времени все сотрудники сдают свою спецодежду на очистку и получают ее обратно по окончании процедуры.
Покупка униформы
Первый рабочий день сотрудников — это время, когда им выдают специальную одежду, необходимую для выполнения их обязанностей. В идеале, эта одежда должна быть предоставлена бесплатно, но на практике ситуация не всегда такая простая. Даже на государственной службе бывают случаи, когда сотрудники вынуждены самостоятельно покупать униформу, не говоря уже о коммерческих предприятиях, которые в первую очередь стремятся к получению прибыли.
Обычно, первую униформу можно получить бесплатно, но ее необходимо использовать с осторожностью и бережно относиться к ней. Специальная одежда закупается на определенный период вперед, который может составлять один год, два года или даже больше. Если в течение этого времени с униформой что-то случится, придется самостоятельно приобретать новую.
Служебная записка
Вопрос о выдаче спецодежды на предприятии может быть решен как самим работником, если у него нет униформы, так и его непосредственным начальником. Все зависит от особенностей организации труда в конкретной компании. Чаще всего, конечно, сотрудник сам составляет соответствующий документ. Он обращается к ответственному за имущество фирмы, такому как завхоз, заведующий по АХЧ, кладовщик или другое лицо. Но перед составлением официальной заявки лучше уточнить, кому именно она должна быть направлена.
Обычно такая роль выделяется в двух ситуациях:
Ответственность за процесс списания лежит на руководителе по административно-хозяйственному комплексу. Ему необходимо оценить, насколько значительны повреждения и загрязнения. Если будет принято решение, что специализированная одежда уже не пригодна для восстановления, ее будут списывать и заказывать новую.
Форма документа
Утверждение формы служебной записки по любому поводу на законодательном уровне отсутствует, что дает возможность создавать ее в произвольной форме. Этот фактор является выгодным для сотрудников, так как им не приходится искать актуальные образцы сейчас. Несмотря на свободную форму, предприятие имеет право создать свой собственный образец и утвердить его на местном уровне. Если такой образец имеется, нет необходимости «изобретать велосипед», воспользуемся им.
Когда стало ясно, что в нашей организации никто не знает о существовании бланков, мы можем начать составление служебки сами. Для этого нам понадобится найти чистый лист бумаги размером А4 и шариковую ручку с черным или синим чернилами. Заметка необязательно должна быть написана от руки, что означает, что при наличии возможности мы можем использовать компьютер и принтер для оформления документа в печатном виде.
Инструкция по составлению служебки
Для того чтобы составить служебную записку в соответствии со всеми правилами делового документооборота и сделать ее уникальной, необходимо соблюдать определенную структуру. Таким образом, служебная записка будет иметь следующие составляющие: заголовок, основной текст с просьбой о предоставлении спецодежды, дату создания и подпись ответственного сотрудника.
На верхней правой части бумаги находится шапка. В этом разделе указывается ФИО сотрудника, ответственного за имущество компании, а также полное наименование компании с указанием ее организационно-правовой формы. Далее в тексте мы указываем ФИО сотрудника, подающего заявление, и его должность в штатном расписании в родительном падеже.
В данном документе обращаемся к сотруднику, который несет ответственность, с просьбой предоставить новый набор спецодежды. Основание для нашего обращения заключается в том, что существующий набор может быть старым, порванным или излишне загрязненным. Важно обосновать нашу просьбу, так как, если мы этого не сделаем, существует вероятность получить отказ или предложение самостоятельно приобрести новый набор.
С целью завершения работ по документу, мы подтверждаем все представленное выше своим автографом и расшифровкой, а также указываем дату составления служебной записки. В таком виде записка может быть передана для рассмотрения ответственному сотруднику. Законодательство не предусматривает конкретных сроков для рассмотрения, поэтому мы будем руководствоваться общим трехдневным периодом, который применяется в большинстве юридических обращений.
Представленный пример позволяет воспроизвести текст с использованием русского языка, не прибегая к использованию помощи переводчиков или других источников.
Скачать документы:
Служебная записка о приобретении спецодежды
Служебная записка о приобретении спецодежды
Сотрудникам, занимающимся трудовой деятельностью в условиях, требующих особого обеспечения, предоставляется специализированная одежда. Чтобы сообщить руководству организации о необходимости приобретения такой одежды, работник использует служебную записку.
Кому положена спецодежда
Специальная одежда, являющаяся средством индивидуальной защиты, выдается работодателем работникам в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 года № 290н. По этому приказу, спецодежда выдается работникам, исполняющим свои трудовые обязанности.
Сотруднику предоставляются разные виды специальной одежды в зависимости от его занятий. Эти виды одежды определяются в соответствии с типовыми нормами, которые содержат информацию о различных отраслях и нормативных актах, регулирующих выдачу одежды.
Работник получает специальную одежду в подарок, без оплаты.
Работодатель, согласно упомянутому приказу, несет ответственность за организацию учета спецодежды, которая выдается сотрудникам, а также за своевременную выдачу одежды работникам. В этой связи создается бумажная или электронная картотека, содержащая информацию о дате выдачи специальной одежды сотруднику.
Ситуации, когда требуется составить отчет о приобретении специализированной одежды, могут возникнуть:
Ниже мы рассмотрим оба вида заметок.
Служебная записка от работника
Услужливый трудовой коллега, повседневная одежда которого испортилась в результате обстоятельств, не зависящих от его воли, имеет законное право обратиться к работодателю с просьбой о новой одежде.
Кроме того, руководство предприятия не допускает трудовую деятельность сотрудников без применения специальной рабочей одежды.
Обычно сотруднику редко требуется составлять служебные записки, поскольку информацию можно легко передать устно непосредственному руководителю. Необходимость оформления документов возникает, как правило, только в случаях, когда есть риск умышленного повреждения или утраты специальной одежды.
Работник имеет полное право выражать свои мысли и представлять свою служебную записку в произвольной форме.
Записка-заявка
Для составления записки о приобретении спецодежды на имя руководителя компании допускается использование свободной формы. Однако, следует учитывать, что данная записка будет считаться первичным бухгалтерским документом, поэтому к ней предъявляются более жесткие требования, чем к обычной служебной записке.
На нашем веб-ресурсе представлен образец и шаблон письма, которые могут быть использованы в своих целях. В процессе составления служебного письма необходимо будет указать следующую информацию:
Что дальше
Сотрудник высшего руководства ознакомился с письменным уведомлением и написал свое согласие на нем. Впоследствии, подразделение, отвечающее за обеспечение материалами и оборудованием работы организации, осуществляет приобретение одежды.
СИЗ выдаются работникам после подписания соответствующих карточек учета. Одновременно с этим, служебная записка и счета на оплату передаются в бухгалтерию.
Служебная записка о выдаче спецодежды и спецобуви
Служебная записка о выдаче спецодежды и спецобуви
Готовые образцы документов с возможностью редактирования и автозаполнения прямо на сайте
Первые 3 дня бесплатно
Все возможности сервиса «Моё дело»
Создавайте счета сразу с возможностью оплаты прямо из нашего сервиса. Ваши клиенты смогут выбрать любой удобный для них способ оплаты. Мы заботимся о всех деталях!
Многие люди испытывают нежелание отдавать свои деньги в виде налогов. Тем не менее, мы предлагаем вам неплохое решение этой проблемы. Наш сервис автоматически произведет расчет налогов и взносов, и предоставит вам множество вариантов, которые могут существенно снизить ваши налоговые платежи.
Без выхода из дома можно сдать отчетность. Наш сервис автоматически сгенерирует и проверит ваш отчет, а также отправит его онлайн. В любой момент вы можете узнать, был ли ваш отчет принят или есть ли вопросы от инспектора.
Позвольте нам помочь вам с бухгалтерией! Вам не нужно искать информацию в Гугле, задайте свой вопрос экспертам нашей компании «Моё дело». Мы тщательно изучим вашу ситуацию и предложим наилучшее решение в течение одного дня.
Возможность осуществлять сверку с ФНС и проверять наличие задолженности по налогам за предыдущие периоды прямо из личного кабинета теперь доступна в любое время. Больше нет необходимости посещать инспекцию для проведения сверки.
Не забудьте учесть сотрудников! Расчеты по взносам, заработной плате и прочим выплатам производятся автоматически. Все необходимые документы для регистрации сотрудников готовятся одним нажатием.
Совместимость с финансовыми учреждениями Легкое и быстрое отправление платежных поручений в банк, простое загрузка выписок в сервис из банка. Теперь можно всегда контролировать движение денежных средств.
Мы гарантируем безопасность финансов. Наша страховка на сумму 100 000 000 рублей обеспечивает ваше спокойствие. Ошибок не допускаем.
С помощью интеграции Моё дело.API, открытого интерфейса программирования приложений, возможно осуществлять обмен информацией с любым выбранным вами сервисом.
Семь служебных записок, чтобы наверняка обосновать расходы
Семь служебных записок, чтобы наверняка обосновать расходы
Предлагаем вам скачать готовые образцы служебных записок, которые помогут вам документально обосновать каждую затрату. Наша коллекция содержит образцы, подходящие для учета командировок, приобретения канцтоваров, изменений в кадровом составе и выплат сотрудникам. В этой статье вы найдете наиболее популярные образцы служебных записок, которые дадут вам уверенность в обоснованности ваших расходов.
Когда нужна служебная записка, чтобы обосновать расходы
Служебная записка является неотъемлемым элементом документооборота, призванным подтверждать и обосновывать произведенные расходы. Она не является первичным документом сама по себе, однако может служить дополнительным доводом при споре с контролирующими органами. В служебной записке приводятся дополнительные данные, которых не содержат первичные документы. Также она используется для пояснения, предоставления справочной информации или представления руководству иных сведений о деятельности.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает нормы, согласно которым оформляются документы. Служебная записка может быть составлена в свободной форме. В тексте записки необходимо изложить обстоятельства, которые стали основанием для ее составления: факты, аргументы, пояснения, а также просьбы. Необходимо также включить обязательные реквизиты.
Ситуация № 1. Служебные записки на приобретение и списание имущества
В случае необходимости приобретения различного оборудования, инструментов и других материальных ценностей, которые периодически требуются для осуществления работы, следует составить служебную записку о товарах. Такая записка необходима, например, для приобретения офисной техники, канцелярских товаров или картриджей. Также служебная записка пригодится для обоснования одноразовых крупных покупок, например, основных средств.
Часто трудовые коллективы приобретают канцелярские товары, запчасти и другое незначительное имущество за свои средства. В таком случае сотрудник также оформляет официальное письмо или заявку, с целью возврата затрат на приобретение.
Пример официального документа об отчёте по расходованию средств на закупку товаров для хозяйственных нужд.
Сотрудник регистрирует в документе информацию о необходимости приобретения определенных товаров для определенного подразделения или о том, какие активы уже были приобретены, если он просит компенсацию за произведенные расходы. В данном случае нет необходимости составлять авансовый отчет, так как компания не выдавала денежные средства под отчет. Ниже представлены образцы служебных записок на приобретение и списание имущества, которые можно скачать.